"나도 매니저" 3개월 프로젝트_일정관리(1)
■■ 스케줄관리
"효율 좋게 프로젝트를 진행하고 싶다", "좀 더 시간을 유효하게 활용하고 싶다",
"생산성을 높이고 싶다" 비지니스에 있어서 이러한 요구를 소화하려면
"시간을 쓰는 방법"이 중요합니다.
시간 사용방법 하나로 업무의 효율이나 생산성이 정해지다고 해도 과언이 아니다.
매니저의 업무의 시작 일정관리에서 시작합니다.
1. 왜 스케줄관리가 필요한가?
스케줄관리를 하는 것으로 업무가 가시화되고, 지금 해야 할 일에 집중할 수 있다.
업무를 효율화하는데, 왜 스케줄관리가 중요한 것인가? 스케줄관리를 하는 것으로
얻어지는 이점은 다음과 같다.
- 효율화를 도모한다.
거의 모든 업무에는 '납기'가 존재합니다. 이 때문에 납기에서 역산한 스케줄을
작성할 필요가 있습니다.
납기를 준수하기 위해서는 업무의 생산성이나 효율을 올려, 속도감 있게 처리해야
합니다. 그럴 때, 도움이 되는 것이 "스케줄관리"입니다.
스켈줄관리란 "무엇을 언제까지 할 것인가"를 미리 정해서 실행하는 것입니다.
[AM09:00부터 외주협력사 회의]
[PM13:00부터 정례보고회]
[PM15:00까지 월간보고서 제출]
이라는 스케줄을 작성함으로써 하루의 움직임을 "가시화"할 수 있다.
2. 해야 할 업무가 명확해진다.
스케줄관리는 무엇을 언제까지 할지를 모두 나열하는 것만이 아닌 "해야 할 일"을
명확히 합니다.
[오늘 외주협력사 회의에서 회사방침을 전달하고 계약서를 체결한다]
[오늘 정례보고회에서 현안사항의 추진계획을 협의한다.]
[오늘까지 월간보고서를 제출한다.]
등의 스케줄관리를 하는 것으로 해야할 업무가 명확해지고, 주요업무의 누락 등을
방지할 수 있다.
기한으로 정해져 있는 시간에 성과를 내기 위해서는 스켈줄관리를 통해, 해야 할 것을
명확히 하고 쓸데없는 TASK, TASK누락이 없도록 해 가는 것이 중요하다.
3. 우선순위를 알 수 있다.
스케줄관리에서 해야 할 일이 명확해 지면 "우선순위"도 알 수 있게 됩니다.
하루, 일주일, 일 개월 단위로 스케줄을 짜면 해야 할 TASK가 정해집니다.
그러면 그중에서 "우선순위"가
[고객처와의 미팅약속]
[상사의 결재]
[15일기한으로 작업]
자기에게 있어서 중요한 것이 명확해지고, 우선순위를 알 수 있다.
한편, 스케줄관리를 하지 않고 업무를 수행하면 우선순위를 알 수 없고 중요한 업무를
놓쳐버릴 수 있습니다.
우선순위가 높은 것부터 처리함으로써 TASK대응 누락이 없이 업무를 진행할 수 있어
효율화를 도모할 수 있습니다.
■■ 성공하는 스케줄관리 방법
스케줄은 단지 짜면 좋은 것이 아닙니다. 업무효율을 높이는 스케줄관리에는 요령이 있습니다.
스케줄관리에 있어서 성공의 열쇠는 다음과 같습니다.
1. 소요시간을 파악
아무 생각 없이 스케줄관리를 해도 그림에 그린 떡으로 끝나버릴 수 있습니다. 스케줄관리도
전략적으로 해야 성공이 가능합니다.
업무 소요시간을 파악함으로써 스케줄링과 실제 작업시간의 차이가 없어지고,
스케줄관리의 정확도가 높아집니다.
보다 정확도를 높이기 위해서는 [타이머]를 사용해서 계측하는 것도 좋습니다.
"자료작성에 20분 걸렸다", "메일 회신하느데 30분 걸렸다", "고객사까지 50분 걸렸다"
등 계측해 봅시다.
일 잘하는 비지니스맨이 업무를 차근차근 소화할 수 있는 것은 정확한 시간감각을
가지고 있기 때문입니다. 평소에 업무에 걸리는 시간을 파악함으로써 정확도 높은
스케줄관리가 가능합니다.
2. Time-Limit을 설정한다.
일 잘하는 비지니스맨이 차근차근 업무를 소화할 수 있는 이유는
사전에 업무에 "타임리밋을 설정하고 있다"입니다. 타임리밋을 설정하면 그 시간내에
업무를 마무리하기위한 궁리를 할 수 있습니다.
빠른 속도는 물론이고, 그 시간내에서 끝내기 위해서 무언가를 생략하거나
하지 않아도 되는 것을 발견하거나 하면 보다 높은 효율화를 도모할 수 있다.
단, 주의해야 할 것은 모든 업무가 상정한 시간에 끝날 수 있는 것은 아니기때문에
상황에 따라 조절할 필요도 있습니다.
3. "쉼"을 만들어 둘것
업무를 하고 있으면 비정상인 상황을 막을 수 없을 때가 있습니다. 아무리
치밀한 스케줄링을 했다 해도, 비정상상황이 일어날 지는 예측할 수 없다.
비정상상황의 대책으로 유효한 것이 "쉼을 만든다."입니다.
"쉼"이란 유예범위로 스켈줄관리를 하는 단계에서 앞뒤로 조금의 "여유"를
갖게 하는 것으로 비정상상황으로 인한 영향을 최소화할 수 있다.
예로 방문처까지 가는 경우, 열차의 지연이나 교통정체 등의 비정상상황을
상정하고, 시간의 여유를 만듭니다.
정례회의 등, 예정대로 끝나지 않을 것으로 예측 가능한 것은 여유를 만듭니다.
이처럼 예정과 예정 사이에 다소 여유를 가지는 것으로 비정상상황이 발생해도
그 영향을 최소한으로 억제할 수 있다.
자신의 역량과 스피드에 맞춘 스케줄링을 하고, 약간의 쉽을 만드는 것이
스케줄관리를 성공시키는 요령입니다.
스케줄상의 여유만이 아니고, 업무에 임하는 자세와 생각에도 여유를 가질 수 있어야
진정한 매니저가 될 수 있습니다.
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