"나도 매니저" 3개월 프로젝트_일정관리(2)

■■ 실패하지 않는 스케줄관리
      치밀한 스케줄관리를 해도 왜인가 성과를 내지 못하는 사람이 있습니다. 
      아래의 요령을 통해 스케줄관리가 실패하지 않도록 합시다. 

   1. 평소에 판단하는 연습을 한다. 
     스케줄을 짜도 실패로 끝나는 사람은 "판단이 되지 않는다"가 원인입니다. 
    
     스케줄관리의 정확도를 높이기위해서는 평소에 "중요도","긴급도"를 
     판단해 봅시다. 

     판단하는 연습을 해 두면 스케줄을 짜는 단계에서 판단이 빨라집니다. 

     예로 아래와 같이 업무를 판단하는 버릇을 들여 놓으면 좋겠죠.

     [클레임대응→긴급도/높음]
     [고객처대응→중요도/중간]
     [상사지시→긴급도/높음]
     [메일회신→중요도/낮음]

     이러한 버릇을 들여 놓으면 비정상업무가 발생했을 경우에도, 바로 우선도를
     판단할 수 있기 때문에 뒷 따라오는 업무와 충돌하는 일을 막을 수 있다. 

     중요도/긴급도를 판단한 후에 신경써야 할 것은 "판단이 너무 주관적이진 않다"
     라는 점입니다. 

     판단이라는 것은 어디까지나 주관에 의한 것입니다. 자기에게 있어서 중요해도
     상사에게 있어서 중요하지 않은 것이 있습니다. 이 반대의 경우도 있습니다. 
     지신에게 있어서는 긴급하지 않은 것이라도 회사에 있어서는 긴급한 것도 있습니다. 

   2. "엑셀"로 스케줄관리를 자동화한다. 
     수첩으로 스케줄관리를 하고 있지만 끝까지 잘 관리되지 않는다. 좀 더 쉽고
     효율 좋은 방법은 없는가?

     이럴 때는 엑셀의 템플레이트를 사용하여, ToDo리스트, 스케줄표 등을 작성하여
     본인에 맞는 관리시트를 만들 수 있습니다. 

  3. "간트차트"로 스케줄관리를 자동화한다. 
     간트차트는 스케줄을 봉그래프로 표현한 표이다. 표의 좌측에는 작업내용, 담당자
     기일 등의 항목이 종축으로 나열되어 있고, 작업진척은 가로봉의 그래프로 
     표시됩니다. 

     본인뿐만 아니고 다른 사람과 같이 하는 TASK의 경우, 간트차트를 참조하는 것으로
     TASK 전체의 진척이나 담당자의 대응상황을 확인할 수 있다. 

  4. 스케줄을 "공유"해서 미스를 막는다. 
      
     여러분은 아래와 같은 경험을 한 적이 없습니까?
  
     [팀멤버와 중복된 작업이 있었다]
     [멤버의 업무 진척상황이 알 수 없어서 관리 소홀이 발생했다]

     세밀하게 연락을 취했는데도 관계없이 불현 위와 같은 일이 발생해 버립니다. 
  
     정기적인 진척상황과 문제점을 공유하는 것이 최선이라고 생각합니다. 


■■ Dead-Time 계산

     스케줄관리를 성공시키기 위해서 중요한 것은 스케줄을 "가시화"하는 것입니다. 
     
     치밀한 계획을 했음에도 관계없이 스케줄대로 진행되지 않는 것은 "데드타임"를
     고려하지 않은 것이 원인인 경우가 많습니다. 

     "데드타임"이란 눈으로 볼 수 없는 시간으로 "이동시간"이나 "소요시간"등을 
     말합니다. 

     누구라도 스케줄을 짤 때는 약속시간이나 개시시간은 기입하지만 그것까지 걸리는
     "이동시간"이나 "소요시간"까지는 고려하지 않는 사람이 많습니다. 

     "이동시간", "소요시간", "출발시간", "종료시간" 등을 고려한 스케줄관리는
     업무생산성을 높일 수 있는 방법입니다.

■ 마무리

이상이 내용을 숙지하였다면 실전적인 일정관리가 필요하다.

먼저 프로젝트가 시작되려면 마스터스케줄(납기를 기준으로 작성)이 필요하다.
마스터스케줄은 기능부서별로 작성하는 것이 일반적이며, 기능부서별 업무단계를
구체적으로 관리할 수 있도록 상세스케줄이 보완되어야 한다. 

상세스케줄에는 산출물관리도 병행되어야 누락이 발생되기 어렵습니다. 

또한 프로젝트진행 중에는 변수가 발생하는데, 추가요청 또는 이슈발생 등이
이에 해당한다. 이런 변수들도 마스터스케줄에 영향을 주지 않도록 상세스케줄로 
관리하며, 이슈의 경우에는 캐치업방안을 같이 검토하여 적용해야 하는 점에 주의해야 한다. 

 

이상, 스케줄관리에 대해서 알아보았습니다. 
다음장에도 업무 우선순으로 소개하도록 하겠습니다. 


#매니저 #Manager #관리 #개선 #분석 #데이터마이닝 #데이터분석 #kaizen #클러스터링 #데이터 #개선관리 #관리개선 #빅데이터 #Management #개선분석 #그룹핑 #관리기초 #보스 #꼰대 #프로젝트 #PM #프로젝트매니저 #가설검증 #Boss #품질 #Quality #다변량분석 #단변량분석 #프로파일링 #변수 #시스템 #프로세스 #일본 #일본어 #지식 #원가 #원가관리 #일정 #일정관리 #리스크 #리스크관리 #공수 #공수관리 #근거 #보스월드 #정량 #정성 #유의분석 #상관분석 #실험계획법 #표준편차 #목적 #목적관리 #계수 #계량 #재무 #생산 #생산관리 #구매 #구매관리 #품질기초 #통계 #통계기초 #4M #8D #5-Why #PDCA #ISO #샘플 #모집단 #표본 #3무